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Universitäten & Bildungswesen

Jede Abteilungslieferung im Blick. Jedes Asset sauber dokumentiert.

Täglich treffen auf dem Campus Laborgeräte, IT-Hardware, Forschungsmaterialien und Fakultätspost ein. FP Trax scannt jede Lieferung bei der Ankunft, leitet sie an die richtige Abteilung weiter und informiert den Empfänger unmittelbar. So entsteht ein transparenter Prozess vom Wareneingang bis zur Übergabe.

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Die Herausforderungen: Eine Forschungssendung trifft am Empfang ein. Niemand ist sich sicher, welche Abteilung sie bestellt hat. Drei Tage später ist sie immer noch da.

IT-Hardware wird von demjenigen abgezeichnet, der gerade am Schreibtisch sitzt. Sechs Wochen später kann niemand mehr sagen, wo sie geblieben ist.

Mit FP Trax wird jede Sendung beim Eintreffen erfasst, dem passenden Empfänger zugeordnet und automatisch zur Abholung angekündigt.

Zeitstempel und digitale Unterschrift sorgen dafür, dass jede Übergabe dokumentiert ist. So bleibt jede Sendung vom Wareneingang bis zum Schreibtisch lückenlos nachvollziehbar. 

Wie FP Trax Universitäten und Schulen unterstützt

  • Jede Lieferung kommt im richtigen Gebäude und in der richtigen Abteilung an - immer.
  • Nachverfolgung der IT-Ressourcen von Anfang bis Ende mit vollständiger Transparenz der Aufbewahrung
  • Verwaltung aller Standorte auf dem Campus über ein einheitliches Dashboard
  • Bewältigung saisonaler Peaks ohne Prozessänderung
  • Abholung über Paketstationen 24/7 - keine Warteschlangen am Empfang
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Wie FP Trax an Universitäten eingesetzt wird

Pakete oder Briefe abfertigen

Das Logistikteam des Campus scannt alle eingehenden Pakete und Briefe mit FP Trax. FP Trax erfasst den Spediteur, die Art der Sendung, den Empfänger und den Zeitstempel. Der Empfänger wird sofort benachrichtigt. Jede Sendung ist von dem Moment an, in dem sie auf dem Campus eintrifft, digital erfasst.
Empfangen und unterschreiben

Die Empfänger holen ihre Pakete am Serviceschalter ab. Alternativ ist auch eine Direktzustellung möglich. FP Trax erfasst ihre Unterschrift und protokolliert die Übergabe. FP Trax kann auch mit Paketstationen genutzt werden, um eine reibungslose und sichere Abholung ohne zusätzliches Personal zu gewährleisten.
Audit-Bericht exportiert

Abteilungen und Fakultäten können mit nur wenigen Klicks einen vollständigen SLA-/Audit-Bericht über die Zustellung exportieren. Sie können Zustellungsvolumina, Bearbeitungszeiten, Abholquoten und andere Metriken in Echtzeit einsehen. Keine manuelle Berichterstellung. Keine Telefonanrufe. Keine Suche nach verlorenen Paketen.
Asset-Tracking
FP Trax verwaltet Campusgegenstände wie Laborgeräte, Autoschlüssel, E-Bikes, Messgeräte, AV-Geräte oder gemeinsam genutzte Forschungsinstrumente. Die Entleiher unterschreiben digital, und bei Überschreitung der Leihfrist werden automatische Erinnerungen verschickt. Keine verlegten Geräte mehr und volle Transparenz über die Nutzung.
Bestandsaufnahme

Verfolgen Sie Gasflaschen, Trockeneis, IT-Zubehör oder alltägliche Verbrauchsmaterialien in Echtzeit. FP Trax protokolliert, wer was abgeholt hat - und von welcher Einrichtung - und schafft so eine zuverlässige Datengrundlage für die interne Rechnungsstellung und vermeidet Doppelbestellungen.
Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

FP Trax wird individuell angepasst und mit Lieferkategorien, Eskalationskontakten, Labor- oder Campus-Service-Regeln und SLA-Schwellenwerten konfiguriert. Die Mitarbeiter authentifizieren sich mit den bestehenden Anmeldedaten der Universität - keine zusätzlichen Passwörter, kein IT-Projekt erforderlich. Neue Campus-Gebäude oder Labore können innerhalb weniger Minuten in Betrieb genommen werden.

So tracken Sie Pakete und Sendungen mit FP Trax

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie Pakete und Sendungen mit FP Trax bearbeitet werden können.
FP Trax arbeitet mit jedem Zustellungsmodell, das Ihre Poststelle verwendet. Jedes dieser Modelle protokolliert die Übergabe automatisch.

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Abholung an der Rezeption

Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung mit Absender, Referenz und Abholstelle. Er geht zum Empfang, bestätigt seine Identität und unterschreibt auf dem Bildschirm. Unterschrift, Uhrzeit und Name werden automatisch gespeichert. Das gängigste Modell für Büro- und Campusumgebungen.
Lieferung an den Schreibtisch

Das Paket wird in FP Trax einem Zustelllauf zugewiesen. Die Mitarbeiter der Poststelle stellen das Paket in der Etage oder im Büro des Empfängers zu. Der Empfänger unterschreibt bei der Übergabe auf dem Gerät des Zustellers. Abholstelle und Zeitstempel werden erfasst, ohne dass der Empfänger den Empfang aufsucht.
Intelligente Paketstation

Das Paket wird in eine Paketstation gelegt. FP Trax schickt dem Empfänger seinen persönlichen Code. Er kann das Paket jederzeit abholen, ohne dass die Rezeption besetzt sein muss. Die Abholung wird protokolliert, sobald die Tür geöffnet wird. Funktioniert 24 Stunden am Tag.
Autorisierte Abholung durch Kollegen

Der Empfänger benennt einen Kollegen, der in seinem Namen abholt. FP Trax speichert beide Namen: den des ursprünglichen Empfängers und den des Abholers. Der Prüfpfad zeigt die Autorisierung und die Übergabe separat an.
Persönliche Zustellung
Das Paket ist für einen bestimmten Empfänger bestimmt. Die interne Post scannt das Paket, stellt es dem Mitarbeiter direkt zu und der Mitarbeiter unterschreibt die Lieferung digital auf einem Tablet oder Smartphone.
Lieferung ins Lager
Bei dem Paket handelt es sich um eine Vorratslieferung, die für einen Lagerraum bestimmt ist. Die interne Post scannt das Paket und den QR-/Barcode des Raums und macht dann ein Foto des Pakets, das in das richtige Regal gestellt wird.
1. Eingehende Pakete

Ihr Empfangsteam scannt den Barcode bei der Ankunft. FP Trax erstellt sofort einen Datensatz: Name des Transporteurs, Artikelbeschreibung, Zeitstempel und Empfänger. Der Scanvorgang dauert weniger als eine Sekunde, der Datensatz liefert zuverlässige Prozesstransparenz.
2. Benachrichtigung

FP Trax sendet eine automatische Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder Microsoft Teams/Slack. Bei zeitkritischen Lieferungen geht die Nachricht direkt an den Abteilungsleiter. Keine Telefonanrufe. Keine Papierabholscheine.
3. Artikel geliefert

In Universitäten oder Schulen erfolgt die Lieferung oft an eine bestimmte Fakultät oder einen bestimmten Raum mit einem Standort-Scan. Das System erfasst, wer, wann und an welcher Abholstelle im Gebäude abgeholt hat.  So bleibt die Übergabe lückenlos nachvollziehbar. 
4. Vollständige Lieferhistorie. Jederzeit auditierbar.

Jede Lieferung in jedem Gebäude auf dem Campus wird in FP Trax protokolliert und kann nach Datum, Empfänger, Abteilung, Spediteur oder Lieferart durchsucht werden. Facility Manager sehen das Volumen und die Bearbeitungszeit pro Standort.

Gebaut für die Komplexität eines echten Campus

Der Betrieb eines Campus ist nicht einfach. Sie haben mehrere Gebäude, mehrere Abteilungen und jede Woche treffen Lieferungen von Dutzenden von Lieferanten ein. Laborgeräte für die Chemiefakultät, medizinische Geräte für das Gesundheitszentrum für Studenten, IT-Hardware für die Einführung in einer Abteilung, mit Zuschüssen finanzierte Instrumente für ein Forschungsteam. Jedes dieser Geräte muss eine bestimmte Person an einem bestimmten Ort erreichen.

FP Trax lässt sich in Ihr Verzeichnis integrieren, unabhängig davon, ob es sich um Azure Active Directory, LDAP oder eine benutzerdefinierte Mitarbeiterdatenbank handelt. Wenn eine Lieferung eintrifft, können Sie das Paket mit Hilfe Ihres synchronisierten Verzeichnisses schnell suchen und zuordnen - Sie müssen keine Namen, E-Mail-Adressen oder Abteilungen manuell eingeben. Die richtige Person erhält die Benachrichtigung und das richtige Gebäude erhält die Lieferung.

Bei Einrichtungen mit mehreren Standorten läuft jeder Standort über dieselbe Plattform. Die Facility-Manager sehen das Volumen, die Bearbeitungszeiten und die ausstehenden Abholungen in allen Gebäuden auf einem einzigen Dashboard. Saisonale Schwankungen, wie z. B. zu Semesterbeginn oder während der Beschaffungsphase von Forschungsgeldern, werden ohne Prozessänderungen bewältigt.

IT-Assets verdienen ihren eigenen Workflow. Wenn ein Laptop, ein Monitor oder ein Gerät eintrifft, protokolliert FP Trax die Asset-Referenz, ordnet es dem Empfänger zu und erfasst die Abteilung. Dieser Datensatz kann direkt in Ihr Anlagenregister einfließen. Von dem Moment an, in dem ein Gerät auf dem Campus eintrifft, bis zu dem Moment, in dem es einem Mitarbeiter zugewiesen wird, wird jeder Schritt dokumentiert.

Für Forschungsgeräte und hochwertige Instrumente gilt derselbe Prozess. Die Lieferung wird protokolliert, der Forscher wird benachrichtigt und die Abholsignatur wird dauerhaft gespeichert. Für Einrichtungen, die Zuschussprüfungen oder Anforderungen zur Einhaltung von Ausrüstungsvorschriften unterliegen, ist diese Aufzeichnung genau das, was die Prüfer verlangen.

Wenn Ihr Campus mit intelligenten Schließfächern ausgestattet ist, können Mitarbeiter und Forscher die Geräte jederzeit abholen, ohne eine Rezeption mit Personal aufsuchen zu müssen. Der Zugangscode wird zusammen mit der Benachrichtigung über die Lieferung zugestellt.

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Gene CernanAstronaut, Apollo 17
"Wenn man sich zum Mond begibt und die Gelegenheit hat, auf die Erde zurückzublicken, krümmt sich der Horizont langsam um sich selbst, und plötzlich sieht man etwas, das sehr seltsam und doch sehr, sehr vertraut ist, denn man beginnt zu sehen, wie sich die Erde entwickelt.
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Gene CernanAstronaut, Apollo 17
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Gene CernanAstronaut, Apollo 17
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"Wenn man sich zum Mond begibt und die Gelegenheit hat, auf die Erde zurückzublicken, krümmt sich der Horizont langsam um sich selbst, und plötzlich sieht man etwas, das sehr seltsam und doch sehr, sehr vertraut ist, denn man beginnt zu sehen, wie sich die Erde entwickelt.