Evenemang och mässor

Evenemang och mässor följer en tidslinje som inte går att ändra. Dörrarna öppnas vid en bestämd tidpunkt och varje utställares monter måste vara färdigbyggd och välfylld innan dess. När godset försenas, förflyttas eller inte redovisas någonstans mellan lastkajen och mässgolvet blir konsekvenserna omedelbara och synliga. En utställare kan inte presentera sina produkter. En monter ser ofärdig ut. Mässanläggningens och arrangörens rykte får sig en törn.

Problemet är sällan den fysiska hanteringen. Det är avsaknaden av ett digitalt register över alla överlämningar. På en typisk mässa byter godset ägare fyra eller fem gånger innan det når montern: från transportören till hamnen, från hamnen till lagret, från lagret till uppställningsområdet och slutligen ut till mässgolvet. Var och en av dessa förflyttningar sker under tidspress, över en stor yta och med dussintals olika utställares gods som förflyttas samtidigt. Utan ett system som loggar varje steg finns det inget sätt att lokalisera ett specifikt föremål under transporten, inget sätt att bevisa att det levererades till rätt monter och ingen grund för att lösa en tvist när en sådan uppstår.

För mässanläggningar och huvudentreprenörer som debiterar utställarna för transport och materialhantering innebär bristen på dokumentation ett direkt intäktsproblem. Utan uppgifter om hanteringen per utställare blir fakturorna uppskattningar. Utställarna får debiteringar som de inte kan verifiera och ifrågasätter dem därför. FP Trax löser detta problem där det händer. Varje skanning vid inkommande, varje förflyttning genom lokalen och varje leverans till montern skapar en tidsstämplad post som är kopplad till den specifika utställaren. Faktureringsrapporten i slutet av evenemanget visar exakt vad som hanterades, för vem och under hur lång tid. Tvister om avgifter löses med hjälp av data i stället för genom förhandlingar.

Hyrd och lånad utrustning innebär ytterligare ett lager av komplexitet. Utställare får ofta dyra saker utdelade till sig av arrangörer och eventleverantörer: skannrar för blyinhämtning, AV-utrustning, komradio, grenuttag och möbler. Att spåra vad som skickas ut och se till att det kommer tillbaka är svårt under normala omständigheter. Under den kaotiska nedmonteringsfasen av en mässa, när hundratals utställare packar ihop samtidigt och tidspressen är extrem, är det lätt hänt att föremål som inte återlämnats slinker igenom. FP Trax loggar varje utcheckning mot en utställare och en deadline för återlämning. Automatiska påminnelser skickas ut innan nedmonteringen börjar. När evenemanget är slut har teamet en tydlig lista över vad som inte har återlämnats och vem som har det.

FP Trax programvara för spårning av evenemangslogistik används av arenor, huvudentreprenörer och evenemangsarrangörer i hela Europa för att logga utställarnas gods från transportörens ankomst, spåra föremål över mässgolvet, dokumentera överlämningar med digitala leveransbevis och generera faktureringsrapporter för utställarnas frakt. Plattformen körs i molnet utan någon lokal installation och fungerar på alla smartphones och surfplattor. Abonnemang kostar från 290 EUR per månad.