YIT:s huvudkontor
Paket, lånade nycklar, marknadsföringsmaterial. 800 anställda. FP Trax ger YIT ett enda system för allt som rör sig genom postrummet i Helsingfors.
Information om projektet
YIT sköter postrummet och lobbyn för 800 anställda och alla företag som delar huvudkontor i Helsingfors. Före FP Trax innebar varje inkommande paket ett telefonsamtal eller en skriftlig lapp, och varje lånad nyckel lämnade byggnaden utan någon digital dokumentation. FP Trax förändrade båda dessa saker.
En överblick
- Inget särskilt system för att ta emot och logga inkommande leveranser
- Personalens tid går åt till manuell notering och direktsamtal för att meddela varje mottagare
- Lånade nycklar och marknadsföringsmaterial hanteras utan digital registrering
- Mottagare ovetande om att ett paket hade anlänt tills postrummet kontaktade dem
-
Streckkodsläsning vid ankomst: varje leverans registreras direkt med en tidsstämplad digital post
-
Automatisk e-postavisering skickas till mottagaren så snart paketet har loggats
-
Elektronisk signatur registreras vid upphämtning: hela vårdnadskedjan bekräftas i systemet
-
Modulen för tillgångshantering spårar lånade nycklar och material i samma välbekanta plattform
-
Personalens tid sparas: streckkodsläsning och automatiska aviseringar ersätter alla manuella steg
-
Varje leverans kan spåras från ankomst till upphämtning med ett fullständigt digitalt register
-
Lånade tillgångar spåras och återlämnas: nycklar och material loggas i samma system
-
Elektroniska signaturer bekräftar upphämtning och avslutar varje leverans
"Systemet har förbättrat både effektiviteten i vår posthantering och vår kundservice. Genom att registrera en försändelse som mottagen med hjälp av streckkoden och använda systemets automatiska e-postaviseringar sparar vår personal mycket tid."
"Att arbeta med ett enda system för att hantera tillgångar och inkommande paket är en klar fördel för oss tack vare det smidiga och intuitiva användargränssnittet."
"En snabb och okomplicerad implementering av systemet var också en positiv upplevelse."
Utmaningar
YIT är ett av Finlands ledande bygg- och fastighetsbolag, vars centrala verksamhet sköts från en huvudbyggnad i Helsingfors. Postrummet och lobbyn i byggnaden hanterar inkommande post, paket och andra leveranser för cirka 800 YIT-anställda samt företag som delar lokalerna. Allt som anländer till byggnaden passerar genom en enda servicepunkt som drivs av ett litet dedikerat team.
Före FP Trax var processen helt beroende av att teamet skrev ner saker. När ett paket anlände noterade personalen detaljerna för hand eller via ett internt meddelande, och kontaktade sedan mottagaren individuellt via telefon eller e-post för att berätta att leveransen väntade. Volymen av inkommande försändelser innebar att detta tillvägagångssätt tog en betydande del av teamets arbetsdag i anspråk.
Utmaningen sträckte sig längre än till vanliga paketleveranser. YIT:s serviceteam hanterade också en pool med lånade tillgångar: nycklar som behövde flyttas mellan anställda och marknadsföringsmaterial som lånats ut för extern användning. Utan ett system för att registrera vem som hade tagit vad och när spårade teamet återlämningar via papperslistor och personliga minnen.
För YIT var den kombinerade kostnaden för manuell pakethantering och ospårad utlåning av tillgångar en tydlig brist i verksamheten. Tid som kunde ha lagts på service gick istället åt till administration. Det behövdes en lösning som kunde ta över båda funktionerna och göra det möjligt för teamet att fokusera på de människor som de betjänade snarare än på pappersarbetet.
FP Trax-lösning
YIT valde FP Trax och installerade det i postrummet och lobbyn på huvudkontoret i Helsingfors. Implementeringen gick snabbt och orsakade minimala störningar i teamets dagliga schema. Från och med den första dagen följde varje inkommande leverans en ny process: serviceteamet skannar streckkoden vid ankomsten, FP Trax skapar en tidsstämplad post och ett automatiskt e-postmeddelande skickas till mottagaren utan någon ytterligare åtgärd från teamet.
Den automatiska aviseringen tog bort den mest krävande delen av den gamla processen. Personalen behövde inte längre lyfta luren eller skicka individuella meddelanden för att meddela mottagarna att deras paket hade anlänt. I samma ögonblick som en leverans skannas får mottagaren veta det. Hämtning sker när det passar individen snarare än när postrummet kan nå dem.
FP Trax gjorde det också möjligt för YIT att samla in en digital signatur vid uthämtningstillfället. När en mottagare hämtar sitt paket signerar han eller hon genom systemet. Signaturen registreras och bifogas till den ursprungliga ankomstposten, vilket skapar en fullständig registrering från det att en leverans kommer in i byggnaden till det att den överlämnas.
Efter att ha kört FP Trax för pakethantering utökade YIT systemet till att omfatta sin verksamhet med lånade tillgångar. Nycklar och marknadsföringsmaterial loggas nu via samma plattform som teamet redan använder varje dag. Det enkla gränssnittet krävde ingen ytterligare utbildning. YIT hanterar nu inkommande leveranser och utlåning av tillgångar från ett och samma system.
Resultat med FP Trax
Sedan FP Trax implementerades har serviceteamet på YIT:s huvudkontor i Helsingfors återfått den tid som tidigare gick åt till manuell notering och direktavisering. Genom att skanna en streckkod vid ankomsten och låta FP Trax skicka e-postmeddelandet till mottagaren har de mest repetitiva stegen tagits bort från teamets arbetsbörda. Teamet kan nu fokusera på service snarare än administration.
Mottagarna får ett e-postmeddelande så snart deras paket har registrerats. Det blir ingen fördröjning medan postrummet letar upp dem. Medarbetarna hämtar när det passar dem, och serviceteamet för en komplett digital logg över varje mottagen försändelse och varje bekräftad hämtning.
Införandet av elektroniska signaturer har lett till ett ansvarstagande som inte var möjligt tidigare. Varje hämtning bekräftas i systemet med en signatur vid överlämningstillfället. Om det uppstår en fråga om huruvida ett paket har tagits emot eller vem som hämtade ut det finns svaret i FP Trax utan att någon manuell kontroll behövs.
Genom att utvidga FP Trax till att omfatta lånade tillgångar fick man ytterligare ett verksamhetsområde under samma digitala kontroll. Nycklar och marknadsföringsmaterial som tidigare flyttats utan någon formell registrering loggas och spåras nu. Det enhetliga gränssnittet innebar att teamet kunde hantera den nya funktionen utan ytterligare utbildning, och YIT driver nu båda tjänsterna från en enda plattform.
