YIT
Pakete, ausgeliehene Schlüssel, Marketingmaterial. 800 Mitarbeiter. Mit FP Trax verfügt YIT über ein einziges System für alles, was die Poststelle in Helsinki durchläuft.
Informationen zum Projekt
YIT verwaltet die Poststelle und den Empfang für 800 Mitarbeiter und alle Unternehmen, die sich den Hauptsitz in Helsinki teilen. Vor FP Trax bedeutete jedes eingehende Paket einen Telefonanruf oder eine schriftliche Notiz, und jeder ausgeliehene Schlüssel verließ das Gebäude ohne digitale Aufzeichnung. FP Trax hat beides geändert.
Auf einen Blick
- Kein spezielles System für den Empfang und die Protokollierung von Anlieferungen
- Zeitaufwand des Personals für manuelle Notizen und direkte Anrufe zur Benachrichtigung der einzelnen Empfänger
- Entliehene Schlüssel und Marketingmaterialien werden ohne digitale Aufzeichnung verwaltet
- Die Empfänger wussten nicht, dass ein Paket angekommen war, bis die Poststelle sie kontaktierte
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Barcode-Scan bei der Ankunft: jede Lieferung wird sofort mit einem digitalen Zeitstempel registriert
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Automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Empfänger, sobald das Paket erfasst ist
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Elektronische Unterschrift bei der Abholung: Bestätigung der vollständigen Aufbewahrungskette im System
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Asset-Management-Modul verfolgt ausgeliehene Schlüssel und Materialien in der gleichen vertrauten Plattform
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Zeitersparnis für das Personal: Barcode-Scanning und automatische Benachrichtigung ersetzen alle manuellen Schritte
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Jede Lieferung ist von der Ankunft bis zur Abholung mit einer vollständigen digitalen Aufzeichnung verfolgbar
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Nachverfolgung und Rückgabe von ausgeliehenen Gegenständen: Schlüssel und Materialien werden im selben System erfasst
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Elektronische Unterschriften bestätigen die Abholung und schließen den Datensatz für jede Lieferung ab
"Das System hat sowohl unsere Effizienz bei der Postbearbeitung als auch unseren Kundenservice verbessert. Wenn wir eine Sendung mit ihrem Barcode als eingegangen registrieren und die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen des Systems nutzen, sparen unsere Mitarbeiter viel Zeit."
"Die Arbeit mit einem einzigen System zur Verwaltung von Sendungen, Artikeln und eingehenden Paketen ist für uns dank der intuitiven Benutzeroberfläche ein klarer Vorteil."
"Eine schnelle und unkomplizierte Systemeinführung war ebenfalls eine positive Erfahrung.
Herausforderungen
YIT ist eines der führenden finnischen Bau- und Immobilienunternehmen, dessen zentrale Aktivitäten von einem Hauptgebäude in Helsinki aus gesteuert werden. Die Poststelle und der Empfang in diesem Gebäude bearbeiten eingehende Post, Pakete und andere Lieferungen für rund 800 YIT-Mitarbeiter sowie für Unternehmen, die das Gebäude mitbenutzen. Alles, was im Gebäude ankommt, läuft über einen einzigen Servicepunkt, der von einem kleinen, engagierten Team geleitet wird.
Vor der Einführung von FP Trax war der Prozess ausschließlich auf manuelle Prozesse angewiesen. Wenn ein Paket ankam, notierten die Mitarbeiter die Details von Hand und kontaktierten dann den Empfänger einzeln per Telefon oder E-Mail, um ihm mitzuteilen, dass seine Lieferung auf ihn wartet. Aufgrund des hohen Volumens der eingehenden Sendungen beanspruchte diese Vorgehensweise einen beträchtlichen Teil des Arbeitstages des Teams.
Die Herausforderung ging über die normale Paketzustellung hinaus. Das Serviceteam von YIT verwaltete auch einen Pool von ausgeliehenen Gegenständen: Schlüssel, die von einem Mitarbeiter zum anderen weitergegeben werden mussten, und Marketingmaterialien, die zur externen Verwendung ausgeliehen wurden. Ohne ein System, das aufzeichnete, wer was wann mitgenommen hatte, verfolgte das Team die Rückgaben anhand von Papierlisten und persönlichen Erinnerungen.
Für YIT stellte die Kombination aus manuellem Paket-Handling und nicht erfasster Ausleihe eine klare operative Lücke dar. Die Zeit, die man für den Service hätte aufwenden können, wurde für die Verwaltung verwendet. Es wurde eine Lösung benötigt, die beide Funktionen übernehmen konnte und es dem Team ermöglichte, sich auf die Menschen zu konzentrieren, die es betreute, statt auf den Papierkram.
Lösung mit FP Trax
YIT entschied sich für FP Trax und setzte es in der Poststelle und in der Lobby der Zentrale in Helsinki ein. Die Implementierung erfolgte schnell. Vom ersten Tag an folgte jede eingehende Lieferung einem neuen Prozess: Das Serviceteam scannt den Barcode bei der Ankunft, FP Trax erstellt einen mit einem Zeitstempel versehenen Datensatz, und eine automatische E-Mail-Benachrichtigung geht an den Empfänger, ohne dass das Team weitere Schritte unternehmen muss.
Durch die automatische Benachrichtigung entfiel der aufwändigste Teil des alten Prozesses. Die Mitarbeiter brauchten nicht mehr zum Telefon zu greifen oder einzelne Nachrichten zu versenden, um den Empfänger über die Ankunft seines Pakets zu informieren. In dem Moment, in dem eine Lieferung gescannt wird, weiß der Empfänger Bescheid. Die Abholung erfolgt dann, wenn es dem Empfänger passt, und nicht, wenn die Poststelle ihn erreichen kann.
FP Trax ermöglichte es YIT auch, eine digitale Unterschrift bei der Abholung zu erfassen. Wenn ein Empfänger sein Paket abholt, unterschreibt er über das System. Die Unterschrift wird aufgezeichnet und an den ursprünglichen Ankunftseintrag angehängt, so dass eine vollständige Aufzeichnung von dem Moment an, in dem eine Lieferung das Gebäude betritt, bis zu dem Moment, in dem sie übergeben wird, entsteht.
Nach dem Einsatz von FP Trax für die Paketverwaltung erweiterte YIT das System auf die Verwaltung der ausgeliehenen Artikel. Schlüssel und Marketingmaterialien werden nun über dieselbe Plattform erfasst, die das Team bereits täglich nutzt. Die vertraute Oberfläche erforderte keine zusätzliche Schulung. YIT verwaltet nun die Anlieferungen und die Ausleihe von Artikeln über ein einziges System.
Das Ergebnis
Seit der Einführung von FP Trax hat das Serviceteam in der YIT-Zentrale in Helsinki die Zeit zurückgewonnen, die es zuvor für die manuelle Bearbeitung der Sendungen aufgewendet hat. Durch das Einscannen eines Barcodes bei der Ankunft und die automatische Benachrichtigung der Empfänger durch FP Trax wurden die Prozesse in der Poststelle und am Empfang automatisiert. Das Team konzentriert sich nun auf den Service und nicht mehr auf die Verwaltung.
Die Empfänger erhalten eine E-Mail, sobald ihr Paket registriert ist. Es gibt keine Verzögerung, während die Poststelle sie kontaktiert. Die Mitarbeiter holen die Sendung dann ab, wann es ihnen passt, und das Serviceteam führt ein vollständiges digitales Protokoll über jede empfangene Sendung und jede bestätigte Abholung.
Die Einführung elektronischer Signaturen hat eine Ebene der Verantwortlichkeit hinzugefügt, die vorher nicht möglich war. Jede Abholung wird im System mit einer Unterschrift bei der Übergabe bestätigt. Wenn eine Frage auftaucht, ob ein Paket erhalten wurde oder wer es abgeholt hat, ist die Antwort in FP Trax zu finden, ohne dass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist.
Durch die Ausweitung von FP Trax auf ausgeliehene Gegenstände wurde ein zweiter Betriebsbereich unter dieselbe digitale Kontrolle gestellt. Schlüssel und Marketingmaterialien, die zuvor ohne formale Aufzeichnung verschoben wurden, werden nun protokolliert und nachverfolgt. Die einheitliche Schnittstelle bedeutet, dass das Team die neue Funktion ohne zusätzliche Schulung verwalten konnte, und YIT betreibt nun beide Dienste über eine einzige Plattform.
